اصول طراحی ست اداری یکی از آن دسته موضوعات مهمی است که همواره توسط شرکت ها و برندهای بزرگ مورد توجه قرار گرفته و هیچ گاه مورد غفلت قرار نمی گیرد.به همین خاطر در این نوشتار تصمیم داریم که شما را به تفصیل با اصول طراحی ست اداری آشنا نماییم تا در فرآیند برندینگ بتوانید به نحوی مطلوب از آن بهره بگیرید.
اصول طراحی ست اداری یکی از عوامل کلیدی در ایجاد یک محیط کاری بهینه و جذاب است. این اصول به طراحان و معماران اداری کمک می‌کنند تا فضاهایی را ایجاد کنند که عملکرد، خلاقیت و رفاه کارکنان را تقویت کنند. یکی از اصول مهم در طراحی ست اداری، استفاده مناسب از فضا و نور است. فضا باید به گونه‌ای طراحی شود که حرکت و جابجایی آسان برای کارکنان امکان‌پذیر باشد و همچنین مناسب برای برگزاری جلسات و همکاری‌های گروهی باشد. همچنین، نورپردازی مناسب و استفاده از نور طبیعی به عنوان یک عامل مهم در ایجاد احساس صفا و شادابی در محیط کاری محسوب می‌شود. علاوه بر این، قابلیت انعطاف‌پذیری در طراحی ست اداری نیز بسیار حائز اهمیت است. فضاهای چندمنظوره و قابل تغییر شکل، امکان بهره‌برداری مؤثر از فضا را برای کارکنان فراهم می‌کنند. به عنوان مثال، استفاده از تجهیزات و مبلمان قابل تغییر شکل و ترتیب، امکان سازگاری با نیازهای مختلف و تغییرات در ساختار کاری را بهبود می‌بخشد.
همچنین، توجه به جزئیات و اهمیت طراحی صحیح مبلمان و تجهیزات اداری در ست اداری نیز باید مدنظر قرار گیرد. مبلمان مناسب و انتخاب رنگ‌ها و جزئیات طراحی شده با دقت، بهبود استایل و جلب توجه در محیط کاری را به همراه دارد. همچنین، توجه به اصول ارگونومیک در طراحی صندلی‌ها، میزها و تجهیزات دیگر اداری، به کاهش خستگی و استرس کارکنان و بهبود راحتی در حین کارکرد نقش موثری دارد. به طور کلی، اصول طراحی ست اداری با تأکید بر بهبود عملکرد، خلاقیت و رفاه کارکنان، به طراحان و معماران اداری کمک می‌کنند تا فضاهایی شگفت‌انگیز و کاربرپسند ایجاد کنند. با رعایت این اصول، می‌توان به یک محیط کاری بهینه و الهام‌بخش دست یافت.
در ابتدا بهتر است به علت و چرایی طراحی ست اداری بپردازیم
چرا باید ست اداری طراحی کنیم؟
خوب است که بدانید هر مجموعه و شرکتی برای نمایش اعتبار خود و به تبع آن برای جلب اعتماد مشتری، اصول طراحی ست اداری را به کار گرفته و هویت خود را به شکل بصری در مقابل دید مشتریان و مخاطبین خود به نمایش می گذارد.
اهمیت طراحی ست اوراق اداری تا جایی است که بسیاری از کارشناسان حوزه ی برندینگ، آن را بخشی طلایی از هویت سازی برای یک برند می دانند.
اگر ست اداری متعلق به مجموعه ی شما، به شکلی حرفه ای طراحی شود علاوه بر این که شما را به دوستان و رقبایتان و همچنین جامعه ی مخاطبین تان معرفی می کند، باعث می شود که تا مدت ها به شکلی مطلوب در حافظه ی آن ها ماندگار شوید. بنابراین با سرمایه گذاری بر روی این بخش به ظاهر کوچک، می توانید گام هایی بزرگ را در عرصه ی برند سازی بردارید.
طراحی ست اداری شامل چه مواردی می شود؟
زمانی که از طراحی ست اداری صحبت می کنیم، بسیاری از افراد به اشتباه ذهنشان را محدود به طراحی سر برگ و کارت ویزیت می کنند. این در حالیست که طراحی ست اداری مواردی بسیار بیشتر و گسترده تر را شامل می شود. در ادامه با هم نگاهی خواهیم داشت به این موارد:
- سربرگ در ابعاد A4 و A5
- پاکت نامه A4 و A5
- پاکت نامه (پاکت ملخی)
- کارت ویزیت
- فولدر (پوشه)
- لیبل و جلد سی‌دی
- کاغذ یادداشت
- برچسب اموال
- کارت پرسنلی
و…
در واقع این ها مهم ترین مواردی هستند که در طراحی ست اداری لحاظ می شوند. اما حقیقت این است که ست اداری گاها موارد بسیار بیشتری را نیز شامل می شود.
اگر اصول طراحی ست اداری برای تمامی اقلام رعایت شود، می توانید مطمئن باشید که این ابزار به شکل موتوری قدرتمند در مسیر معرفی شرکت و رشد برند شما عمل خواهد کرد.
در مقابل، یک ست اداری با طراحی نامناسب، نه تنها دیدگاه بدی را در مخاطبین تان نسبت به شما شکل می دهد، بلکه به نحوی عدم حرفه ای بودن و به هم ریختگی درون سازمانی تان را برای مخاطب جلوه گر می کند.
در ادامه به توضیح و معرفی مختصر موارد فوق می پردازیم:
- سربرگ
سربرگ به اوراقی گفته می شود که دارای نشان سازمانی بوده و از آن ها در نامه نگاری های اداری و رسمی استفاده می شود. اندازه و ابعاد سربرگ هایی که در این نامه نگاری ها مورد استفاده قرار می گیرد، معمولا a4 و a5 است.
در سربرگ معمولا علاوه بر نشان سازمانی یا همان لوگو، شماره تلفن ثابت، شماره تلفن همراه، شماره دورنگار، آدرس پستی، آدرس پست الکترونیک، آدرس وب سایت، محل نوشتن تاریخ، محل نوشتن شماره نامه، شماره ثبت و… درج می شود.
اما همانگونه که گفتیم با قدری ظرافت می توان این اطلاعات را به خلاصه ترین شکل ممکن در سربرگ آورد. به عنوان مثال اگر مجموعه ی شما چند خط تلفن دارد، تنها به درج شماره ای که بیش از همه در دسترس است اکتفا نمایید.
- کارت ویزیت
یکی دیگر از مهم ترین اجزا در ست اداری، کارت ویزیت است. کارت ویزیت در واقع شخصی ترین بخش ست اداری به شمار می رود که تنها به شخص شما تعلق دارد و به شما این امکان را می دهد که در دیدارها، برخوردها و ملاقات هایی که با سایرین دارید بتوانید خودتان را به نحوی رسمی و ایده آل معرفی نمایید. بسیاری از افراد کارت ویزیت را معرف هویت حرفه ای خود می دانند بنابراین در انتخاب شکل کلی، جزئیات و همچنین نوع کاغذ و چاپ آن دقت زیادی به خرج می دهند.
استانداردترین ابعادی که برای طراحی و چاپ کارت ویزیت مورد استفاده قرار می گیرد 9 در 5 سانتی متر است. البته این روزها انواع دیگری از کارت ویزیت هم طراحی و روانه ی بازار شده است که هر یک در نوع خودشان طرفداران زیادی دارند.
- پاکت نامه
پاکت نامه یکی دیگر از اجزای ست اداریست که معمولا ابعاد آن را متناسب با اندازه ی سربرگ a4 اندازه می گیرند. در هنگام طراحی پاکت نامه، عموما طراح ابعاد آن را در حالت بسته، معادل یک سوم از ابعاد سربرگ a4 به علاوه ی 6 میلیمتر در نظر می گیرد.
در قسمت روی پاکت نامه، معمولا لوگو، شماره تماس و آدرس پستی شرکت درج می شود.
مواردی که در بالا به آن ها اشاره شد، معمولا پر کاربردترین اجزا در هر ست اداری به شمار می روند. خوب است که بدانید هماهنگی و وجود نوعی یکپارچگی در میان این اجزا، نشان دهنده ی هویت حرفه ای شرکت شماست.
بنابراین توجه داشته باشید که از هر گونه تنوع و تکثر در طراحی اجزای مختلف ست اداری خودداری کنید و تنها با یک وحدت رویه، سطح بالایی از اعتماد مخاطبین تان را جلب نمایید.
شما به‌عنوان مدیر یک مجموعه احتمالا در طول روز با مجموعه ها و افراد زیادی به صورت حضوری ملاقات می کنید و یا با آن ها به مکاتبه می پردازید. با توجه به این که بسیاری از این مذاکرات حضوری نیستند، اوراق اداری شرکت تان می توانند به خوبی معرف کسب و کار و برند شما باشند.
مهم ترین نکات در اصول طراحی ست اداری کدام ها هستند؟
همانگونه که گفتیم طراحی ست اداری، اصولی دارد که رعایت آن ها باعث می شود بهترین نتیجه را از کارتان بگیرید. این اصول عبارتند از:
- هماهنگی
یکی از کلیدی ترین اصولی که معمولا در طراحی ست اداری مورد توجه قرار می گیرد، توجه به هماهنگی است تا در نتیجه ی آن بتوانیم شاهد نظم و زیبایی در خروجی کار باشیم.
در واقع رعایت هماهنگی موجب می شود که المان های مختلفی که در طراحی مورد استفاده قرار می گیرند به نحوی با هم همسو و هم جهت باشند و از به هم ریختگی و شلوغی در ست اداری جلوگیری می کند.
به عنوان مثال با رعایت هماهنگی بین ست اداری و همچنین رابط کاربری وب سایتتان می توانید به راحتی مخاطب را در هر جایی که هست به یاد برندتان بیاندازید.
- موضوع فعالیت
این که در اصول طراحی ست اداری تان به موضوع فعالیت توجه کنید از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در واقع بایستی طراحی ست اداری تان به نحوی باشد که مخاطب پس از این که متوجه شد کسب و کار شما در چه حوزه ای است، دچار شک و تعجب نشود.
به عنوان مثال اگر کسب و کار شما در حوزه ی خدمات تجاری و بیزینس خارجی است، استفاده از یک طراحی فانتزی با رنگ های تند و شارپ، ممکن است این ذهنیت را در بیننده ایجاد کند که موضوع کسب و کار شما چیزی غیر از تجارت بین الملل است.
یا مثلا اگر کسب و کارتان در حوزه ی خدمات حقوقی و وکالت است، بایستی از رنگ هایی نظیر سبز و آبی استفاده نموده و المان های مرتبط با این حوزه را به کار بگیرید.
پس اگر تصمیم دارید که طراحی ست اداریتان را به یک فرد دیگر و یا یک مجموعه ی خاص بسپارید، پیشنهاد می کنیم که برای مطلوب تر شدن نتیجه ی کارتان، حتما اطلاعات کاملی را در رابطه با نوع فعالیت ها، اهداف، آدرس، تلفن، پست الکترونیک، تلفن همراه و … را در اختیار طراح قرار دهید.
- فونت ها و اندازه ها
یکی از مهم ترین اصول طراحی ست اداری، توجه به اندازه ها و فونت هاست. به عنوان مثال فونتی که برای یک برگه ی A5 مورد استفاده قرار می دهید، با فونتی که برای یک برگه A4 مورد استفاده قرار می گیرد، به طور کلی متفاوت است. همچنین المان هایی که در طراحی مورد استفاده قرار می دهید هم بایستی از اندازه و فونت مناسبی برخوردار باشند. این اندازه ها بایستی به نحوی انتخاب شوند که فضای مفید و قابل استفاده را تحت تاثیر قرار نداده و کارکردهای ست اداری را به نحو مطلوبی حفظ نماید.
به عنوان مثال در طراحی فریم برای سربرگ بایستی به این نکته توجه داشته باشید که فریم انتخابی تان نباید به اندازه ای پهن باشد و یا آنقدر حواشی داشته باشد که فضای مفید برگه را اشغال نماید.
همچنین مشخصاتی که روی ست اداری آورده می شود بایستی تا حد ممکن مختصر و مفید باشد. این کار باعث می شود که هم فضای کمتری درگیر شود و هم بتوانید از فونت های درشت تر و خواناتری استفاده نمایید.
مهم ترین نکاتی که پیش از طراحی ست اداری باید بدانید
اگر به این موضوع توجه داشته باشید که هریک از عناصر موجود در ست اداری، نوعی ابزار تبلیغاتی برای شما به شمار می روند، آن زمان است که توجه به برخی از نکته ها برایتان اهمیت بسیار زیادی پیدا می کند. پس قبل از طراحی ست اداری مواردی را که در ادامه می‌آیند، مورد توجه قرار دهید تا با رعایت آن ها تا در پایان نتایج مطلوبی را دریافت نمایید.
سایت شرکت
شاید دانستن این موضوع برایتان تازگی داشته باشد که هماهنگی ست اداری تان با وب سایت شرکتتان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
در حقیقت وجود این همخوانی بین اجزای مختلف ست اداری، نشان دهنده ی این واقعیت است که شما در رابطه با تک تک جزئیات مرتبط با مشتریانتان وقت و زمان کافی صرف کرده اید. همین موضوع می تواند اعتبار بسیار بالایی را به شرکت شما ببخشد.
لوگوی شرکت
در هر ست اداری از المان ها و عناصر مختلفی استفاده می شود. اما آنچه که از اهمیت بیشتری نسبت به سایر عناصر برخوردار است، لوگوی شرکتتان است.
لوگو در واقع نشان دهنده ی نوع فعالیت و سطح برند شماست. بنابراین استفاده از یک لوگوی حرفه ای می تواند هویت سازمانی شما را به خوبی بازنمایی کند.
پس قبل از طراحی ست اداری، پیشنهاد می کنیم که حتما یک لوگوی حرفه ای برای برندتان طراحی نمایید.
رنگ سازمانی
یکی دیگر از مهم ترین عناصر در فرآیند برندینگ برای هر کسب و کاری، انتخاب رنگ سازمانی می باشد. رنگ سازمانی در واقع به نحوی نا محسوس شخصیت برند شما را در ذهن مخاطب تعریف کرده و کاری می کند که بتوانید تا مدت ها در ذهن مخاطبتان ماندگار شوید.
نکته ای که در این میان وجود دارد این است که انتخاب رنگ سازمانی، به هیچ عنوان کار ساده و پیش پا افتاده ای نیست. به همین خاطر پیشنهاد می کنیم که برای این کار حتما از نظرات افراد کارشناس و متخصص در حوزه ی طراحی و همچنین روان شناسی رنگ ها بهره بگیرید.
زمانی که توانستید رنگ های سازمانی مناسب برای برندتان را انتخاب نمایید، آن زمان است که می توانیید در طراحی ست اداری هم از این رنگ ها به خوبی استفاده نمایید.
فونت
زمانی که در رابطه با برند بوک یا کتاب قانون هر برندی صحبت می کنیم، یکی از مهم ترین موضوعاتی که مطرح می شود، انتخاب فونت است. فونت برند شما بایستی به نحوی انتخاب شود که با شخصیت برندتان تناسب ایده آلی داشته باشد. به عنوان مثال اگر شخصیت برند شما کاملا رسمی است، استفاده از فونت های فانتزی می تواند به هویت برندتان به راحتی خدشه وارد کند.
زمانی که فونت ایده آل را برای برندتان پیدا کردید، آن گاه است که می توانید از همین فونت در طراحی ست اداری تان هم استفاده نمایید.
بنابراین سعی کنید بهترین و خوانا ترین فونت را برای خودتان انتخاب کنید تا مخاطب بتواند به راحتی آدرس و شماره تماس شما را از روی ست اداری تان بخواند.
کلام آخر:
مجموعه ی مطالبی که درباره اصول طراحی ست اداری در این نوشتار مطرح شده، می تواند به شما در طراحی یک ست اداری کارآمد و حرفه ای کمک نماید. امیدواریم این مطالب برای شما مفید و کاربردی بوده باشد.
